Le guide ultime pour un événement caritatif réussi

Si vous prévoyez d’organiser un événement pour collecter des fonds pour une bonne cause, vous êtes au bon endroit. Nous avons rassemblé tout ce que nous savons sur le sujet dans ce guide ultime pour un événement caritatif réussi.

Organisez votre événement caritatif

Les événements caritatifs font partie des événements les plus difficiles à organiser. Non seulement vous devrez tenir compte de tous les éléments liés aux autres événements, mais vous devrez également soutenir une bonne cause.

Voici un bref résumé de tous les aspects que vous devez prendre en compte pendant la phase d’organisation :

Choisir un thème

Veillez à ce que le thème de l’événement soit en accord avec la cause caritative pour laquelle vous collectez des fonds.

Les objectifs

Fixez des objectifs liés à la quantité d’argent que vous voulez collecter ou au nombre de donateurs que vous voulez obtenir.

Le budget

Fixez un budget pour le divertissement, le lieu, la restauration, le marketing et la sécurité de votre événement.

Les énévoles

Engagez des volontaires pour vous aider à organiser l’événement et veiller à ce que tout se passe bien le jour de l’événement.

Les sponsors

Recherchez des sponsors potentiels pour vous aider à couvrir les coûts de l’événement en échange de publicité.

Les dons

Trouvez un moyen d’accepter des dons, par exemple en vendant des billets ou des gadgets.

Les fournisseurs

Recherche de fournisseurs pour l’événement, tels que des sociétés de restauration, des photographes, des sociétés de location de matériel et des agences de publicité.

L’embauche de volontaires est souvent la première étape. Cela vous permettra de déléguer certaines choses que vous devez faire.

Que faire maintenant ?

Nous avons créé un article complet expliquant chaque point présenté ci-dessus. Nous avons également dressé une liste d’idées de collecte de fonds dont vous pouvez vous inspirer. Lisez les deux articles pour vous assurer que vous connaissez toutes les bases.

Faites de la publicité pour votre événement caritatif

Les événements caritatifs doivent être annoncés comme tout autre type d’événement. Néanmoins, lorsqu’il s’agit de soutenir une bonne cause, il est crucial de faire attention à ce pour quoi vous dépensez de l’argent.

Voici quelques points à prendre en compte pour la publicité d’une collecte de fonds :

Le budget

Faites attention aux sommes que vous investissez dans la publicité et aux canaux que vous choisissez.

Image de marque

Choisissez soigneusement les endroits où vous faites de la publicité et assurez-vous que votre marketing est en accord avec la cause caritative.

Équipes de rue

Demandez à vos volontaires d’agir comme une équipe de rue et de vous aider à faire de la publicité en ligne et hors ligne.

Les message à véhiculer

Incluez un message principal sur votre événement caritatif dans tous les documents publicitaires afin de mettre l’accent sur la bonne cause.

Médias sociaux

Utilisez les médias sociaux pour faire de la publicité de manière gratuite afin de maximiser l’exposition de votre événement.

Les influenceurs

Recherchez des influenceurs qui sympathisent avec votre cause et demandez-leur de vous aider à faire connaître l’événement.

Vente de billets

Trouvez une plateforme de vente de billets qui vous offre une réduction pour votre événement caritatif.

Radio et journaux

Demandez aux stations de radio et aux journaux locaux de faire de la publicité pour votre événement gratuitement ou à un prix réduit.

L’avantage des événements caritatifs par rapport à d’autres est que de nombreuses personnes et institutions sont heureuses d’apporter leur aide. N’ayez pas peur de demander des faveurs et des réductions !

Organisez votre propre événement caritatif

Pendant l’événement, votre travail consiste à vous assurer que tout le monde passe un bon moment : les invités et les bénévoles. Néanmoins, vous devez également penser à faire de la publicité pendant l’événement.

Voici quelques activités à faire pendant l’événement caritatif :

Réunion initiale

Organisez une brève réunion avec les bénévoles pour les informer de la manière d’accueillir et d’inscrire les invités, du programme de l’événement et de ce qu’il faut faire en cas d’urgence.

Siège social

Préparer le lieu en organisant l’attribution des places, la mise en place de la marque et la fourniture de la signalisation aux invités.

La logistique

Préparez la logistique en vérifiant les changements de dernière minute liés au trafic et à la météo qui pourraient entraîner des retards.

Équipement technique

Organiser les équipements scéniques et techniques tels que les microphones, les systèmes de sonorisation, l’éclairage, les projecteurs et les ordinateurs.

Accueillir les invités

Accueillez les invités à leur arrivée, proposez des amuse-gueules et donnez peut-être un bref discours de bienvenue.

Réseaux sociaux

Demandez des volontaires pour aider à prendre des photos et des vidéos pendant l’événement et encouragez les invités à partager leurs photos sur les réseaux sociaux.

Receuillir les informations importantes

Une fois que tout est terminé, il est temps de tout nettoyer et d’accueillir les invités.

Vous devez également demander à vos volontaires comment ils se sont retrouvés pendant l’événement. De cette façon, vous pouvez recueillir des informations importantes pendant que la mémoire est encore fraîche.

Que faire après un événement caritatif

Maintenant que l’événement est terminé, vous avez heureusement atteint votre objectif de collecte de fonds. Malgré cela, vous devez vous adresser aux invités pour voir si vous pouvez trouver d’autres donateurs.

Voici ce qu’il faut faire après votre événement caritatif :

Les chiffres

Voyez combien d’argent vous avez réussi à collecter et analysez d’autres paramètres comme l’engagement social.

Le budget

Une fois que vous savez combien d’argent vous avez récolté en dons, il est temps de fermer les livres et de calculer le montant que vous avez reçu.

Le contenu

Les donateurs, les sponsors et les bénévoles apprécieront de voir les points forts de la collecte de fonds. Créez une vidéo avec le contenu dont vous disposez.

Les remerciements

Un grand “merci” à tous est essentiel. Une touche personnelle peut contribuer à faire en sorte que vos bénévoles, sponsors et donateurs se sentent privilégiés.

Résultats des actions

En plus de recevoir des remerciements, les personnes impliquées dans votre collecte de fonds sont également intéressées à connaître les résultats.

Les commentaires et feedbacks

Lorsque vous envoyez vos messages de remerciement et partagez vos résultats, profitez-en pour recueillir des commentaires.

Organisez une réunion finale avec votre équipe

Enfin, il est utile d’organiser une réunion finale avec vos volontaires pour voir si vous avez atteint votre objectif et déterminer ce qui peut être amélioré à l’avenir.

Que faire maintenant ?

Les événements caritatifs peuvent être délicats à organiser en raison des restrictions budgétaires et de l’image de marque. Malgré cela, vous êtes désormais mieux préparé à relever ces défis.