Faire appel à une agence événementielle pour des séminaires en Normandie

Publié le : 17 octobre 201913 mins de lecture

Lorsqu’on souhaite organiser un séminaire ou d’autres évènements d’entreprise, on aura tendance à tout entreprendre en interne. Néanmoins, cette décision n’est jamais dénuée de risques, et ce bien qu’on dispose d’une équipe qualifiée ainsi que des ressources nécessaires pour la concrétisation d’un tel projet. Ainsi, au lieu de mobiliser ses collaborateurs sur des tâches susceptibles d’entraver inutilement la performance de l’entreprise, autant s’appuyer sur une réelle expertise en confiant l’organisation de son séminaire d’entreprise à une agence événementielle en Normandie. Du choix du lieu à la négociation avec chaque prestataire, tout peut être livré clés en main. Autrement dit, une telle agence veille à ce que la réussite du séminaire soit maîtrisée de A à Z tout en libérant littéralement l’entreprise du poids d’une organisation qui se révèle extrêmement stressante.

Petit rappel sur les missions d’une agence événementielle en Normandie

Comme l’indique clairement son appellation, un prestataire événementiel comme normandydmc.com s’occupe de l’organisation d’événements en Normandie. Que ce soit dans le cadre d’un séminaire d’entreprise, ou d’un team building, ou d’une réunion d’affaires… un tel prestataire assure la coordination des différents paramètres constituant l’événement selon les besoins et le budget du client. Son intervention commence par l’établissement du cahier des charges dans lequel sont figurés toutes les attentes, les envies et le budget de son client. Une agence événementielle en Normandie, avant la concrétisation dudit projet, l’agence se charge de le conceptualiser préalablement de manière à ce que celui-ci n’entrave en rien l’image et la réputation de l’entreprise clientèle. Par la suite, elle procède la réalisation de toutes tâches jalonnant le processus d’organisation : trouver le bon endroit, sélection des prestataires et négociation des prix, mis en place de la logistique… Le jour J le prestataire d’événementiel veille au bon déroulement de l’événement : service traiteur, décorations, équipements indispensables, etc.

Séminaire d’entreprise : le genre d’événement qu’il ne faut pas prendre à la légère

Bien qu’un séminaire d’entreprise puisse prendre un aspect ludique et de détente, il demeure un évènement revêtant d’une importance cruciale pour une société. En plus d’illustrer l’esprit et la valeur de l’entreprise, ce genre d’évènement constitue un vecteur de l’image de la société auprès des salariés, mais surtout auprès des partenaires et clients. En d’autres termes, le séminaire d’entreprise répond à d’importants objectifs purement stratégiques. Il constitue un moyen pour les managers et la direction de transmettre les visions ainsi que les enjeux de ladite société. Un séminaire permet également à l’entreprise de sortir du lot tout en offrant l’image d’une organisation qui est toujours au goût du jour.

Séminaire de travail, de direction, de management, d’intégration, de formation, de commerciaux, de motivation… quel que soit le genre de séminaire qu’on souhaite organiser en Normandie, force est d’admettre qu’orchestrer tous les paramètres constitutifs d’un tel évènement est loin d’être une partie de plaisir, et ce même si on dispose en interne d’un service dédié. Autrement dit, l’organisation d’un séminaire d’entreprise en Normandie est une tâche qui se révèle aussi délicate que contraignante, sans parler du fait qu’elle requiert un investissement de temps et d’énergie significatif. Le savoir-faire ainsi que l’expertise de pointe d’une agence événementielle en Normandie peuvent alors être un atout de taille pour la réussite d’un tel projet.

Les bonnes raisons de confier l’organisation de son séminaire à une agence spécialisée

Une agence événementielle en Normandie comme ailleurs est composée de chefs de projets ayant déjà cumulé de nombreuses années d’expérience. De par leur vision panoramique du secteur de l’évènementiel et du fait des nombreux évènements qu’ils ont organisés, l’organisation d’un séminaire est pour eux une routine. Cela dit, confier l’organisation de son séminaire à une agence spécialisée, c’est se donner la chance de s’appuyer sur une équipe expérimentée qui constituera la clé de voute de la réussite de l’évènement. Les responsables de projets maîtrisent tout sur le bout des doigts et peuvent s’assurer que l’organisation puisse se faire dans les règles de l’art. À noter également qu’une agence événementielle dispose d’un solide réseau de prestataires. Ce qui veut dire qu’elle peut faire bénéficier à l’entreprise de ses accords sur chaque prestataire référencé au sein de l’agence. 

Au vu de son importance ainsi que de son impact sur la performance et l’image de l’entreprise, un séminaire d’entreprise se doit d’être mémorable, notamment pour toutes les parties prenantes souhaitant profiter d’un cadre original et convivial. L’agence d’événementiel dispose dans ce cas de tout un arsenal d’idées inédites lui permettant en effet de faire en sorte à ce que l’organisation puisse sortir de l’ordinaire.

Un autre point fondamental dans l’organisation d’un séminaire en Normandie est la maîtrise du budget global. Cela peut rapidement s’avérer une tâche fastidieuse, surtout lorsqu’on souhaite bénéficier d’un résultat satisfaisant. L’agence saura alors conseiller l’entreprise de sorte à éclairer toutes les zones d’ombre pouvant dissimuler d’importantes dépenses. Elle fera en sorte à ce que le budget du client soit bien respecté et s’assurera que le séminaire ne soit pas hors de prix pour l’entreprise. Là encore, elle va mobiliser son réseau de prestataires dans l’optique de dénicher les meilleurs prix.

Une agence événementielle est également synonyme de sérénité en plus du fait qu’elle permet un gain de temps significatif. On peut alors profiter d’un évènement sur-mesure sans qu’on ait à s’occuper de A à Z son organisation. De la définition du cahier des charges à la réservation des prestataires, en passant par le choix du lieu où se déroulera le séminaire, l’agence s’occupe de tout pendant que chaque salarié de l’entreprise se recentre sur son cœur de métier. On ne risque alors pas de passer à côté de son évènement tout en s’assurant que celui-ci soit à l’image de l’entreprise. 

Trouver la meilleure agence événementielle en Normandie : faire jouer la concurrence

Avec toutes les agences événementielle normandes fleurissant aujourd’hui sur le marché, il est parfois difficile de s’y retrouver. Qui plus est, chacune d’entre elles promet l’organisation parfaite d’un évènement d’entreprise tel que le séminaire. Néanmoins, ces agences ne se valent pas toutes, c’est pourquoi mieux vaut prendre le temps de faire jouer la concurrence afin de dénicher la perle rare. D’ailleurs, lorsqu’on prévoit un séminaire en Normandie et qu’on souhaite confier son organisation à un véritable professionnel, au lieu se fier aveuglément à la première agence qui a su capter son attention, autant multiplier les recherches pour mettre toutes les chances de son côté.

Bouche-à-oreille, recherche sur internet via des sites comparateurs… tous les moyens sont bon pour présélectionner les meilleurs prestataires dont on juge capable de répondre à ses besoins. Ainsi, afin de procéder à la mise en compétition des agences présélectionnées, on doit bien sûr les rencontrer en personne. Le but étant de leur présenter dans un premier temps le cahier des charges dans lequel sont figurées toutes les informations indispensables à l’organisation du séminaire d’entreprise : lieu, heure, nombre de personnes, date, contraintes, budget…

Une fois toutes les agences briefées, elles vont par la suite présenter leurs propositions quant à la réalisation du projet. C’est alors à l’entreprise de les évaluer minutieusement à partir du respect du budget global alloué à ce projet ainsi que de la pertinence de leur réponse, de leur réactivité, de leur compréhension des problématiques, de leur originalité, de leur manière de communiquer, de leur capacité d’écoute, etc.

Sur quels critères choisir une agence événementielle en Normandie ?

À présent qu’on sait lesquels des prestataires présélectionnés pourraient mieux s’intégrer à son entreprise et ont une parfaite compréhension de l’évènement à organiser en Normandie, il est temps de procéder à la sélection proprement dite. Cependant, pour y procéder, on doit prendre en considération certains critères sur lesquels doit se baser ce choix.

Ainsi, lors de la sélection du prestataire événementiel qui fera du séminaire d’entreprise un évènement unique, voire avant-gardiste, on doit se renseignement amplement sur la réputation de chaque candidat. Dans ces moments-là, les avis et témoignages clients sont souvent des véritables alliés. Pour y accéder, on peut par exemple se rendre directement sur le site de l’agence, ou consulter les avis laissés sur les moteurs de recherches ainsi que sur les réseaux sociaux et forums. Sinon, il peut aussi s’avérer judicieux d’entrer directement en contact avec les anciens clients de l’agence histoire d’éplucher à la loupe sa fiabilité, ou de s’informer par le biais de son entourage ou de ses proches qui ont certainement eu l’occasion de travailler à ce prestataire.

Un aspect tout aussi important est l’expérience. Quitte à voir son projet tomber à l’eau, il vaudrait mieux s’orienter vers un prestataire événementiel ayant déjà existé depuis de nombreuses années, et non pas les agences qui viennent d’ouvrir leurs portes. Ainsi, on sera certain que la société dispose d’une équipe de professionnels chevronnés ainsi que d’un large réseau de prestataires.

D’autre part, mieux vaut privilégier l’agence avec qui on a eu le plus de « feeling » et dont les concepts proposés sont davantage plus intéressants et originaux. La confiance fait bien sûr partie des critères-clés sur lesquels doit se baser la sélection d’une agence événementielle en Normandie.

N.B. Il convient de souligner qu’une grande structure est souvent synonyme d’expertise, d’expérience et peut bien sûr rassurer ses clients par ses partenaires. Recourir à une grande agence est toutefois garantie d’une prestation authentique pouvant s’accommoder au budget le l’entreprise. Mais cela ne veut pas pour autant dire que les structures de taille humaines sont à éviter. Bien qu’elles aient une manière plus personnalisée et plus artisanale d’organiser le projet, la satisfaction clientèle demeure leur priorité absolue.